Arxivar

PERCHÉ ARCHIVIARE I DOCUMENTI?

Per averli organizzati, facilmente accessibili in modo sicuro e controllato. Tutti i documenti sono gestiti, organizzati, protetti e condivisi. Il tutto tramite una griglia autorizzativa definita preventivamente oppure con dei permessi specifici alla necessità.

PERCHÉ DIGITALIZZARE I PROCESSI?

Per disegnare in maniera semplice i loro flussi gestendo anche le loro versioni. Per i processi saranno evidenti i colli di bottiglia, analizzandoli con gli elementi a disposizione si potrà trovare una semplice soluzione per rendere il processo più efficiente. Unico modo per aumentare le performance aziendali secondo il principio del miglioramento continuo.

RICHIESTA E APPROVAZIONE FERIE

Richiesta dei dipendenti e flusso approvativo definito in base all’organigramma aziendale. Gestione automatica delle notifiche di approvazione o di rifiuto con la possibilità di specificarne il motivo.

RICHIESTE DI ACQUISTO

Inserimento e controllo dello stato di qualsiasi richiesta di acquisto.
Possibilità di avere rami di approvazione diversi per qualsiasi caratteristica della richiesta (importo, reparto, tipo prodotto, …)

GESTIONE RECLAMI

Gestione completa del processo dei reclami, dalla loro apertura (possibile anche da utenti esterni aziendali) alla chiusura, con possibilità di scatenare un workflow secondario se necessario per la gestione di azioni correttive e/o preventive.

OFFERTE CLIENTI

Gestisce tutte le informazioni e le comunicazioni con il cliente, dalle prime richieste di informazioni, agli invii di nuove offerte fino alla gestione delle conferme d’ordine e dei relativi contratti. Aiuta l’azienda a curare maggiormente i rapporti con i clienti.

FATTURAZIONE ELETTRONICA

Rendi automatica la ricezione delle fatture elettroniche e pianifica la loro distribuzione all’interno dell’azienda secondo vari criteri. All’ arrivo di ogni nuova fattura tutti gli interessati saranno avvisati dell’attività da fare (registrazione in contabilità, approvazione anche con firma elettronica, gestione del pagamento, …). I responsabili potranno poi verificare l’avanzamento delle attività in maniera precisa e puntuale.

GESTIONE DIPENDENTI/COLLABORATORI

Archivia ogni documento relativo a dipendenti e collaboratori nella massima sicurezza. Gestisce completamente il processo di assunzione e la fornitura dei “benefit” previsti (cellulare, PC, carte di credito, …) sino al loro rientro in caso di chiusura del rapporto. Pianifica gestisce e aggiorna i curricola dei dipendenti mantenendoli aggiornati con corsi e/o avanzamenti di livello. Ricorda le scadenze di patentini, il rinnovo dei corsi di aggiornamento o di qualsiasi altra scadenza di interesse aziendale di tutti i collaboratori (contratti, DURC, …)

GDPR

Arxivar gestisce la conformità al General Data Protection Regulation attraverso la gestione delle informazioni e dei processi aziendali. Si integra “by design” con gli altri sistemi presenti in azienda permettendo la gestione di documenti crittografati accessibili solo da Arxivar e gestendo tutto il ciclo di vita e le revisioni.