Firma digitale dei documenti

Firmare in modo digitale qualsiasi documento

La digitalizzazione del processo di firma dei documenti è un passo importante per migliorare l'efficienza, ridurre i rischi e aumentare la trasparenza nella loro gestione.
Ci avvaliamo di strumenti digitali per 

creare, archiviare, gestire, approvare, monitorare e aggiornare

qualsiasi tipo di documento riducendo l'uso di documenti cartacei e automatizzando molti dei compiti oggi eseguiti manualmente.

Vediamo le principali fasi del processo di firma:

  • Creazione e redazione, utilizzando modelli predefiniti, precedentemente autorizzati, per fare in modo di rispettare ogni normativa aziendale e tutti gli standard previsti.

  • Revisione, grazie alle possibilità offerte dalla piattaforma di coinvolgimento degli utenti interessati e di condivisione delle stesse informazione abbiamo reso più agevole il tracciamento delle modifiche e delle versioni.

  • Approvazione, rendendo automatico il processo di approvazione (previsto anche per più di un responsabile) inviando notifiche in modo da ridurre tutti i tempi di attesa.

  • Firma elettronica, utilizzando i più moderni servizi di firma con livelli crescenti in funzione dell’importanza del contratto (FES, FEA o FEQ) riuscendo anche a coinvolgere persone che non sono già in possesso di una firma elettronica in modo semplice.

  • Archiviazione, ogni documento verrà archiviato e “collegato” con tutti gli altri documenti facenti parte della medesima cartella creando automaticamente un fascicolo facilmente ricaricabile e consultabile.

  • Conservazione a norma, nascendo come documento digitale è naturale conseguenza la sua conservazione a norma rispettando tutte le attuali normative previste e dando ai documenti firmati piena validità legale.
 
Tutti i processi potranno essere analizzati per verificare le performance dei singoli contratti (tempi medi, colli di bottiglia, utenti coinvolti, …) sempre con l’obiettivo di velocizzare i processi garantendo una migliore sicurezza.
La Nostra soluzione
 

Vinta la comprensibile resistenza al cambiamento, la nostra realizzazione porta numerosi vantaggi in termini di efficienza, sicurezza e trasparenza.
L’utilizzo della Firma Elettronica permette di finalizzare i documenti in modo rapido e sicuro senza la necessità di incontri fisici, stampare decine di pagine o inviare copie con i vecchi mezzi di comunicazione.
Riusciamo ad accorciare drasticamente i tempi di gestione e forniamo un archivio digitale di facile e veloce consultazione.
Ovviamente la digitalizzazione di questo importante processo deve essere pianificata in maniera adeguata valutando con attenzione gli strumenti più adatti per ogni singola sua fase.

Una firma sicura, veloce e inoppugnabile

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