L’installazione di una piattaforma Arxivar è semplice e veloce, poi però bisogna verificare che le scelte prese durante la configurazione sono corrette e efficaci per l’azienda.
Quale migliore opportunità di utilizzare Qlik Sense per analizzare tutto quello che succede in Arxivar?
Documenti, Processi, Task sono rappresentati in maniera grafica in modo da fornire una rapida sensazione di come si stanno muovendo.
Partiamo con un’analisi generale che mostra la situazione delle entità di Arxivar aggiungendo anche informazioni sull’andamento e la suddivisione per tipologia.
Una breve foto di quello che è gestito in Arxivar.
Scendendo nel dettaglio, per ognuna delle entità (Documenti, Processi e Task) vengono fornite informazioni specifiche per ottenere un livello di analisi più profondo.
A titolo di esempio, sotto mostriamo le informazioni di dettaglio dei Documenti, una visualizzazione simile è anche presente per Processi e Task.
Spesso si fanno modifiche agli step dei wokflow sperando sempre di avere un miglioramento del flusso.
Ma chi poi verifica che ci siano stati miglioramenti e quanto sono significativi?
Ecco una visualizzazione che aiuta a fare questo.
Come potete notare sono confrontati i tempi di esecuzione dei processi per versione, evidenziando anche il numero di task. E’ molto semplice in questo modo analizzare se ci sono stati incrementi di efficienza.
Nella visualizzazione che segue vengono analizzati i processi e mostrati alcuni indicatori grafici che raggruppano i tempi impiegati per utenti o per task evidenziando anche le medie di durata sia dei processi che dei task.
In basso invece sono ordinati in maniera decrescente di tempo impiegato i singoli processi con colori differenti a seconda del tipo di task eseguito.
Per un miglioramento continuo si devono definire dei target e poi vanno fatte delle analisi oer verificare le anomalie riscontrate, ecco un aiuto.
Adesso parliamo di Gantt, la migliore visualizzazione grafica per analizzare l’andamento dei processi.
Analizzare come sono distribuiti i tempi dei singoli task all’interno del processo diventa semplice.
Sia per i task aperti che per quelli chiusi si può scendere al dettaglio minimo verificandone la loro puntualità rispetto alle previsioni.
I ritardi sono poi raggruppati per “range” di giorni e analizzabili per tipologia di processo.
Chiudiamo questa presentazione analizzando il carico di lavoro degli utenti, quali utenti hanno task aperti, quanti ne hanno chiusi, … il tutto sempre possibile anche applicando ogni filtro possibile.
Arxivar e Qlik Sense, due eccellenze nel loro mondo, la loro integrazione non può che fornire uno strumento indispensabile per il controllo del mondo Document & Process Management.