Una problematica frequente nelle aziende è la gestione delle richieste di ferie e di permessi.
Spesso viene risolta utilizzando moduli cartacei (se non addirittura post-it) che girano per le scrivanie interessate.
Questo, oltre a non essere accettabile a livello di privacy (chiunque potrebbe vedere una richiesta di permesso e la sua motivazione), rende il flusso delle informazioni frazionato e lento.
Quanto volte ci hanno fatto la domanda “hanno firmato le mie ferie?” e non sapevamo su quale scrivania fosse il modulo di richiesta.
Oggi con l’attivazione di questo semplice, ma efficace workflow, posso essere sicuro che le informazioni viaggeranno velocemente, e se per qualsiasi motivo ci fosse un rallentamento, posso sapere dove è fermo il processo autorizzativo.
Accessibile da qualsiasi device collegabile ad internet, ogni dipendente potrà inserire le richieste e verificarne lo stato di avanzamento, sarà possibile prevedere un avviso via email al dipendente con l’esito della sua richiesta e le eventuali motivazioni del rifiuto.
Se previsto un organigramma approvativo, il flusso delle approvazioni sarà totalmente automatico e seguirà il percorso previsto (responsabile, ufficio personale, …) con possibilità di comunicazione anche a persone non direttamente presenti nella gerarchia.
Tutto il percorso viene tracciato e memorizzato per poi poter essere consultato in caso di necessità.
In caso di dipendenti senza possibilità di collegarsi al sistema per inserire le richieste, tale inserimento potrà essere fatto dal diretto superiore per conto del dipendente.
Ogni comunicazione poi potrà essere inoltrata in ogni caso al dipendente (se presente la sua email) o a chi ha eseguito la richiesta che provvederà poi a comunicarla al dipendente.
Con questa applicazione tutte le persone che devono essere a conoscenza della presenza dei dipendenti lo saranno in maniera semplice, sicura e protetta.